En collaboration avec la Cellule de Suivi et de Contrôle de la Gestion des Communes (CSCGC), le Centre de Formation pour l’Administration locale (CeFAL) a organisé du 26 au 28 mars 2024 à l’intention des Responsable des Systèmes d’Information (RSI) et Responsables des affaires Domaniales et Environnementales (RADE) des Mairies du Bénin une formation qui porte sur la thématique des: «les techniques de gestion des archives et de la documentation de l’administration communale».
L’objectif général visé est de rendre les RSI et RADE capables d’appliquer de gérer les archives et la documentation communales.
Plus spécifiquement, Il s’agit, d’amener les RSI et RADE des Mairies à :
- Présenter les généralités sur les archives et la documentation
- Traiter les archives et la documentation;
- Présenter les étapes de la numérisation du système d’informations documentaires.-
La formation s’est déroulée simultanément sur 5 sites à savoir : Natitingou, Parakou, Dassa, Bohicon et Lokossa pour une durée de 3 jours.
Sur les 118 attendues à la formation, 116 (dont 16 femmes) étaient présents, soit un taux de participation de 98,31%.
L’atelier fait d’activités d’éveil et d’intégration et de partage d’expériences a permis globalement aux participants de maîtriser le contenu des trois unité que comporte le module à savoir :
Unité N° I : Généralités sur les archives et la documentation;
Séquence 1 : Rôle et importance des archives - Clarification conceptuelle et typologies des archives - Importance des archives et mission de l’archiviste
Séquence 2 : Ancrage juridique des archives - cadre législatif - cadre règlementaire ;
Unité N° II : Traitement des archives et de la Documentation
Séquence 1 : Traitement des archive - Principe de la collecte et étapes de la chaine de traitement des archives - Conditions de conservation et de diffusion des archives
Séquence 2 : Traitement de la documentation - La typologie des documents et chaîne documentaire - Le rangement des documents et les méthodes de classement
Unité N° III : Etapes de numérisation du système d’informations documentaires ;
Séquence 1 : Définition de la numérisation et Obligations juridiques
Séquence 2 : Description des conditions de réussite de la numérisation et description des différentes étapes de la numérisation